La documentación de caja de 640 áreas de servicio, bajo control

Las 640 estaciones de servicio y áreas de descanso de la red de autopistas alemana tienen, al igual que los restaurantes o las farmacias, una proporción muy alta de clientes que pagan en efectivo. Esto las sitúa en el punto de mira de las autoridades fiscales, que parten de la base de que precisamente en las operaciones en efectivo se producen a menudo infracciones con relevancia fiscal.

El problema se agrava porque las áreas de servicio registran grandes volúmenes de facturación, en algunos casos varios cientos de miles de compras al año, en distintos sistemas de caja. Incluso las irregularidades más pequeñas detectadas en una inspección fiscal pueden dar lugar a liquidaciones complementarias y sanciones desorbitadas, y así ha ocurrido ya en el pasado.

Los inspectores de Hacienda lo tienen fácil, porque se centran en el archivo de los datos de caja conforme a los GoBD, obligatorio por ley. Con un software de auditoría específico pueden analizar estos datos sin dificultad, tanto de forma sistemática como en su contenido, y detectar incoherencias como números de tique que faltan o anulaciones dudosas, a lo largo de varios años.

Por eso, en cada inspección fiscal los operadores de las áreas de servicio se enfrentan al mismo problema: aunque la contabilidad sea correcta, en los datos de caja casi siempre se encuentran operaciones que podrían resultar problemáticas desde el punto de vista fiscal.

¿Cómo se consigue controlar de una sola vez, y de forma sostenible desde el punto de vista fiscal, la documentación de caja de 640 áreas de servicio repartidas por toda Alemania? Nuestra idea: con el know-how de nuestros auditores, desarrollamos un archivo digital en la nube que, en un primer paso, lee cada noche en todo el país los datos con relevancia fiscal de todas las cajas de todas las estaciones de servicio y áreas de descanso, y los guarda en nuestros sistemas de forma auditable e inalterable conforme a la normativa legal de conservación de justificantes contables, es decir, conforme a los GoBD.

En un segundo paso se realiza una revisión automatizada del contenido de los datos transferidos, igual que la que llevan a cabo los inspectores fiscales con su software de auditoría IDEA.

Esta tarea, exigente tanto desde el punto de vista fiscal como técnico, se implementa por módulos. El módulo 1 conecta los distintos sistemas de caja mediante interfaces con nuestro archivo central, al que cada noche se transfieren los datos de caja para archivarlos conforme a los GoBD. El módulo 2 revisa los datos de caja a intervalos cortos con el software IDEA, el mismo que usan los inspectores fiscales, en busca de incoherencias de contenido y sistemáticas, e informa al cliente si detecta alguna anomalía. Por último, el módulo 3 archiva, por supuesto también conforme a los GoBD, todo el correo electrónico del cliente.