16.000 contratos.
2 idiomas.
Una solución

El 28 de diciembre de 2022 entraron en vigor para las empresas nuevas normas de la UE en materia de protección de datos. Estas normas exigen celebrar un contrato de encargo del tratamiento con cada distribuidor y cliente. Además de los datos generales del distribuidor, este contrato incluye información sobre las medidas de protección de datos y otros datos.

Nuestra tarea consistía en desarrollar para FEIN la infraestructura digital necesaria para gestionar la firma del contrato de encargo del tratamiento con sus más de 16.000 distribuidores en todo el mundo. Nos encontramos con varios retos a la vez. Por un lado, teníamos que preparar los contratos para países muy distintos y, además de las dos versiones lingüísticas, cumplir los requisitos legales específicos de cada país. Por otro, había que organizar con claridad no solo el envío de los contratos, sino también la revisión y la evaluación de las respuestas.

Para hacer llegar a todos los distribuidores el contrato necesario por la vía más corta y rápida, utilizamos nuestro producto kameon GRC Contract, nuestra solución para digitalizar por completo el proceso contractual. Adaptamos el panel de my.FEIN, la plataforma ya activa que habíamos desarrollado para la empresa en un proyecto anterior, de modo que cada distribuidor era redirigido a GRC nada más iniciar sesión. A través de my.FEIN, distribuidores de todo el mundo gestionan productos FEIN para sus clientes. Partiendo de los requisitos de la UE, creamos plantillas de contrato e importamos los datos de los distribuidores que usan la plataforma.

A continuación creamos e implementamos para cada distribuidor un contrato de encargo del tratamiento adaptado a los requisitos de protección de datos de su país. Por supuesto, coordinamos este proceso estrechamente con FEIN, para que la empresa pudiera informar con antelación a sus distribuidores sobre la próxima firma del contrato y el procedimiento necesario.

Gracias a unos canales de coordinación rápidos y a una gestión ágil de proyectos, pudimos completarlo todo dentro del ajustado plazo fijado. Así, FEIN pudo pedir en muy poco tiempo a sus más de 16.000 distribuidores que firmaran el contrato.

Con my.FEIN como plataforma central de servicio y base fiable, FEIN pudo informar en muy poco tiempo a sus más de 16.000 distribuidores sobre la regulación contractual que se avecinaba. Además, gracias a GRC Contract, los distribuidores pudieron tramitar el contrato de forma digital, cómoda y en cualquier momento a través de una sala de datos, plantear preguntas o, si lo deseaban, proponer cambios en el contrato. Además, FEIN puede consultar con kameon PLC el estado de la firma de todos sus socios comerciales y ver dónde se ha firmado ya el contrato, dónde se ha empezado a introducir los datos y dónde hay que hacer seguimiento. Por último, los contratos firmados se archivan directamente en kameon GRC.

Con este proyecto, las ventajas de la gestión automatizada de contratos con GRC Contract han quedado patentes para FEIN de forma rotunda. Al mismo tiempo, hemos sentado para la empresa la base sobre la que también en el futuro podrá crear contratos y compartirlos con clientes o distribuidores, ya que las plantillas de contrato pueden ampliarse a voluntad. Para ahorrar todavía más tiempo en el proceso, ya están previstas una revisión de contratos más sencilla y el seguimiento de los cambios que introducen las partes.